Algemene leveringsvoorwaarden voor alle Media in beeld en geluid en Live&Close registraties.    Versie 1.0, gepubliceerd 8-4-2020 

Algemene leveringsvoorwaarden voor alle Media in beeld en geluid en Live&Close registraties

Versie 1.0 gepubliceerd 8-4-2020  in de Live/Media sectie van de website www.inonzegedachten.nl

Deze voorwaarden betreffen ”IN ONZE GEDACHTEN”  gevestigd en kantoorhoudende te 8075 RB, Elspeet, Nederland aan de Stakenbergweg 162. hierna te noemen: “IN ONZE GEDACHTEN”

Artikel 1. Definities

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder opdrachtnemer ”IN ONZE GEDACHTEN” en
onder opdrachtgever: de wederpartij van “IN ONZE GEDACHTEN”

Artikel 2. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

1. Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en iedere overeenkomst tussen “IN ONZE GEDACHTEN” en een opdrachtgever waarop “IN ONZE GEDACHTEN” deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met ”IN ONZE GEDACHTEN” voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.

Artikel 3. Offertes
1. Al onze aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een termijn voor aanvaarding is genoemd.
2. De door “IN ONZE GEDACHTEN” gemaakte offertes zijn vrijblijvend.
3. Voor NIET aan een vaste datum gebonden opdrachten (zoals bijvoorbeeld een herinneringsfilm) geldt dat offertes geldig zijn gedurende 30 dagen, tenzij anders aangegeven. “IN ONZE GEDACHTEN” is slechts aan de offertes gebonden indien de aanvaarding hiervan door de wederpartij schriftelijk binnen deze 30 dagen worden bevestigd.
4. Voor WEL aan een vaste datum gebonden opdrachten (zoals een Live&Close uitvaart registratie en uitzending) geldt dat offertes geldig zijn tot en met het expliciet in de offerte genoemde tijdstip.
5. De prijzen in de genoemde offertes worden zowel exclusief als inclusief BTW aangegeven.
Prijswijzigingen en foutief vermelde prijzen zijn altijd voorbehouden.
6. “IN ONZE GEDACHTEN” stelt zijn offertes samen op basis van een vooraf afgesproken tarief of op basis van een inschatting van de benodigde werkuren voor  voorbereiding, opnames, design, creatief proces, editing, materiaalgebruik en andere project gerelateerde zaken.
“IN ONZE GEDACHTEN” bepaalt de benodigde uren en werkzaamheden in alle redelijkheid. Toch kan het voorkomen dat een opdrachtgever gedurende de productie additionele wensen heeft, die nog niet in de offerte zijn opgenomen. “IN ONZE GEDACHTEN” zal in onderhavig geval de opdrachtgever hiervan in kennis stellen en aangeven dat deze additionele wensen een financiële consequentie hebben en overleggen of de opdrachtgever akkoord gaat  met de extra kosten.
Die extra uren worden bovenop het in de offerte afgesproken factuurbedrag, in rekening gebracht.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst
1. “IN ONZE GEDACHTEN” zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap.
2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft “IN ONZE GEDACHTEN” het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
3. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan “IN ONZE GEDACHTEN” aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan “IN ONZE GEDACHTEN” worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan “IN ONZE GEDACHTEN” zijn verstrekt, heeft “IN ONZE GEDACHTEN” het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat “IN ONZE GEDACHTEN” is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor haar kenbaar behoorde te zijn.
5. Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan “IN ONZE GEDACHTEN” de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten tot dat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
6. “IN ONZE GEDACHTEN” is niet aansprakelijk voor de kwaliteit van de door de opdrachtgever aangeleverde eigen media.

Artikel 5. Contractduur; uitvoeringstermijn
1. De overeenkomst kan worden aangegaan voor bepaalde tijd en voor onbepaalde tijd, dit wordt schriftelijk vermeld in iedere offerte en bij acceptatie door opdrachtgever overeenkomen.
Onder ‘overeenkomsten voor bepaalde tijd’ vallen de opdrachten voor Live&Close registraties en uitzending van uitvaarten.
Onder ‘overeenkomsten voor onbepaalde tijd’ vallen de overige opdrachten die niet aan een met name genoemde vaste datum gebonden zijn
2. Voor ‘overeenkomsten voor bepaalde tijd’ geldt dat de uitvoering definitief vervalt als niet aan de betalingsvoorwaarden van artikel 13 punt 2 wordt voldaan.
3. Is binnen de looptijd van de ‘overeenkomst voor onbepaalde tijd’ voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de opdrachtgever “IN ONZE GEDACHTEN” derhalve schriftelijk in gebreke te stellen.

Artikel 6. Wijziging van de overeenkomst
1. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aanpassen.
2. Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. “IN ONZE GEDACHTEN” zal de opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.
3. Indien de wijziging of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties hebben, zal “IN ONZE GEDACHTEN” de opdrachtgever hierover van tevoren inlichten.
4. Indien een vast honorarium is overeengekomen zal “IN ONZE GEDACHTEN” daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een overschrijding van dit honorarium tot gevolg heeft.
5. In afwijking van lid 3 zal “IN ONZE GEDACHTEN” geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan haar kunnen worden toegerekend.

Artikel 7. Geheimhouding
Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

Artikel 8. Intellectuele eigendom
1. Onverminderd het bepaalde in artikel 7 van deze voorwaarden behoudt “IN ONZE GEDACHTEN” zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Nederlandse Auteurswet.
2. De opdrachtgevers vrijwaren “IN ONZE GEDACHTEN” volledig tegen aanspraken van derden voor inbreuk op auteursrechten ten gevolge van door “IN ONZE GEDACHTEN” ten behoeve van opdrachtgevers te verrichten montages en designs en/of het dupliceren van opnames, foto’s en overige media welke zij hebben aangeleverd. Inbreuk op de auteursrechten is als misdrijf wereldwijd strafbaar gesteld.
Concepten, ideeën en voorstellen die voor een opdrachtgever worden ontwikkeld vallen onder het auteursrecht en blijven formeel en juridisch in bezit van “IN ONZE GEDACHTEN” . In het geval van inbreuk of misbruik van dit auteursrecht stelt “IN ONZE GEDACHTEN” de organisatie of persoon in kwestie aansprakelijk. Deze aansprakelijkheid heeft juridische consequenties. Op alle “IN ONZE GEDACHTEN” producties rust het auteursrecht. Een “IN ONZE GEDACHTEN” productie mag niet verveelvoudigd, gereproduceerd of bewerkt worden zonder toestemming van de maker, “IN ONZE GEDACHTEN” . Het is mogelijk auteursrechten af te kopen in overeenstemming met “IN ONZE GEDACHTEN” .De opdrachtgever heeft wel een onbeperkt wereldwijd gebruikersrecht van de productie tenzij anders overeengekomen.
3. “IN ONZE GEDACHTEN” behoudt tevens het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geenvertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 9. Opzegging
Beide partijen kunnen te allen tijde de overeenkomst schriftelijk opzeggen.
Als deze opzegging gebeurt nadat de offerte door de opdrachtgever is geaccepteerd en nadat er voor de uitvoering van de overeenkomst kosten zijn gemaakt door “IN ONZE GEDACHTEN”, heeft “IN ONZE GEDACHTEN” her recht om deze kosten in redelijkheid in rekening brengen aan de opdrachtgever. Opdrachtgever is verplicht om in dit geval de kosten te voldoen.

Artikel 10. Ontbinding van de overeenkomst
1. De vorderingen van “IN ONZE GEDACHTEN” op de opdrachtgever zijn onmiddellijk opeisbaar in de volgende gevallen:
- na het sluiten van de overeenkomst aan “IN ONZE GEDACHTEN” ter kennis gekomen omstandigheden geven ”IN ONZE GEDACHTEN” goede grond te vrezen dat de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen zal voldoen;
- indien “IN ONZE GEDACHTEN” de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst gevraagd heeft zekerheid te stellen voor de nakoming en deze zekerheid uitblijft dan wel onvoldoende is.
2. In de genoemde gevallen is “IN ONZE GEDACHTEN” bevoegd de verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten, dan wel tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan, één en ander onverminderd het recht van “IN ONZE GEDACHTEN” schadevergoeding te vorderen.

Artikel 11. Gebreken; klachttermijnen
1. Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen door de opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk en aangetekend te worden gemeld aan “IN ONZE GEDACHTEN” zulks op straffe van verval van iedere aanspraak.
2. Indien een klacht gegrond is, zal “IN ONZE GEDACHTEN” de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
3. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal “IN ONZE GEDACHTEN” slechts aansprakelijk tot het maximale bedrag wat is gefactureerd voorde opdracht althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

Artikel 12. Honorarium
1. Voor aanbiedingen en overeenkomsten waarin een vast honorarium wordt aangeboden of is overeengekomen gelden de leden 2, 5 en 6 van dit artikel. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, gelden de leden 3 t/m 6 van dit artikel.
2. Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst een vast honorarium overeenkomen. Het vaste honorarium wordt zowel inclusief als exclusief BTW. Vermeld.
3. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld op grond van werkelijk bestede uren. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke tarieven van “IN ONZE GEDACHTEN” , geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, tenzij een daarvan afwijkend tarief is overeengekomen.

Artikel 13. Betaling
1. Voor NIET aan een vaste datum gebonden opdrachten (zoals bijvoorbeeld een herinneringsfilm) geldt dat betaling dient te geschieden in verschillende termijnen. 50% voor start productie en 50% binnen 7 dagen na de oplevering, tenzij anders overeengekomen inde definitieve bevestiging.
2. Voor WEL aan een vaste opnamedatum gebonden opdrachten (zoals een Live&Close uitvaart registratie en uitzending) geldt dat betaling VOORAFGAAND dient te geschieden, tenzij anders overeengekomen inde definitieve bevestiging. Voor eventuele opties en meerwerk na afloop van de opname die nog niet in rekening gebracht zijn, geldt een betalingsverplichting binnen 7 dagen na de oplevering van die opties en meerwerk, tenzij anders overeengekomen in de definitieve bevestiging daarvan.
3. Voor de hierboven in artikel 13 deel 1 genoemde NIET aan een vaste datum gebonden opdrachten  geldt: Na het verstrijken van 7 dagen na de factuurdatum is de opdrachtgever in verzuim; de opdrachtgever is vanaf het moment van in verzuim treden over het opeisbare bedrag een rente verschuldigd van 3% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is in welk geval de wettelijke rente geldt.
4. In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van de opdrachtgever zullende vorderingen van “IN ONZE GEDACHTEN” en de verplichtingen van de opdrachtgever jegens “IN ONZE GEDACHTEN” onmiddellijk opeisbaar zijn.
5. Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds ter afdoening in de eerste plaats van alle verschuldigde rente en kosten, in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever, dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

Artikel 14. Incassokosten
1. Is de opdrachtgever in gebreke of in verzuim met het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van opdrachtgever. In ieder geval is de opdrachtgever verschuldigd:- over de eerste € 3.000,- 15%- over het meerdere tot € 7.000,- 10%- over het meerdere tot € 15.500,- 8%- over het meerdere tot € 70.000,- 5%- over het meerdere 3%
2. Indien “IN ONZE GEDACHTEN” aantoont hogere kosten te hebben gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 15. Aansprakelijkheid en overmacht
1. “IN ONZE GEDACHTEN”  kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor emotionele schade, materiëler schade, gevolgschade of anderszins, die is ontstaan door hetzij overmacht, hetzij omstandigheden die niet door “IN ONZE GEDACHTEN” konden worden voorzien.
2. Alle mediaproducties worden in principe gemaakt voor persoonlijk gebruik en/of vertoning in een besloten (met wachtwoord beveiligde) omgeving zoals in een Memorial op de website van “IN ONZE GEDACHTEN” of in een huiselijke kring. “IN ONZE GEDACHTEN” is expliciet NIET aansprakelijk voor claims en afdracht rond muziek/beeld/derden-rechten die door openbare vertoning of ter beschikking stelling kunnen ontstaan. Opdrachtgever vrijwaart “IN ONZE GEDACHTEN” expliciet voor iedere claim door- en van derden(organisaties) in deze. Hierbij is artikel 17 onverkort van toepassing.
3. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop “IN ONZE GEDACHTEN”   geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor “IN ONZE GEDACHTEN”  niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Werkstakingen en werkweigeringen in het bedrijf van “IN ONZE GEDACHTEN” of door “IN ONZE GEDACHTEN”  ingehuurde derden, worden daaronder begrepen.
4. “IN ONZE GEDACHTEN” heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die(verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat “IN ONZE GEDACHTEN” haar verbintenis had moeten nakomen.
5. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van “IN ONZE GEDACHTEN” opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door “IN ONZE GEDACHTEN” niet mogelijk is, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
6. Indien “IN ONZE GEDACHTEN” bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

Artikel 16. Reis en verblijfkosten
Reis- en verblijfskosten worden beschouwd als additionele kosten en worden niet meegenomen in de offerte. Deze worden indien van toepassing apart toegevoegd aan een eventuele eindafrekening.  Als dit enigszins mogelijk is worden de reiskosten per kilometer vooraf gecalculeerd, bijvoorbeeld in het geval van een Live&Close uitvaartregistratie en uitzending waarbij de overeenkomst pas definitief wordt na vaststelling door “IN ONZE GEDACHTEN” van de opnamelocatie en de uitvoerend cameraman. Deze reiskosten worden geïncludeerd in de offerte waaraan een akkoord moet worden gegeven door de opdrachtgever.

Artikel 17. Muziek en foto/video rechten
Voor muziek, foto’s en video’s die in een productie die voor openbare vertoning beschikbaar komt ,wordt gebruikt moeten rechten afgedragen worden. Standaard wordt iedere mediaproductie dan ook nooit openbaar vertoond maar achter een wachtwoord gezet.
Als expliciet door de opdrachtgever al in het offertestadium gekozen wordt voor een openbare publicatie dan wordt alle door “IN ONZE GEDACHTEN” in de offerte aangeboden inclusief de inclusief de afkoop van de muziek- en/of beeldrechten, tenzij anders vermeld.

Artikel 18. Correcties en wijzigingen
Na oplevering van het project heeft u als opdrachtgever recht op een correctieronde om wijzigingen door te voeren. Deze correcties vallen binnen de begroting mits deze vallen binnen de in de offerte omschreven opdracht en geen meerwerk behelzen die vallen onder artikel 3 punt 6.

Artikel 19. Geschillenbeslechting en toepasselijk recht
Op deze algemene leveringsvoorwaarden voor alle Media in beeld en geluid en Live&Close registraties is het Nederlands recht van toepassing. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 20. Wijziging en vindplaats van de voorwaarden
Deze voorwaarden zijn gedeponeerd op onze website. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals geldend ten tijde van het tot stand komen van de onderhavige opdracht.

© In Onze Gedachten BV, 8-4-2020 versie 1.0